Užívateľský Manuál: Dochádzkový systém FinalVision

Užívateľský Manuál
Dochádzkový systém FinalVision

Vitajte pri Vašom novom dochádzkovom systéme! Tento manuál Vás prevedie všetkým, čo potrebujete vedieť pre jeho efektívne používanie – od zaškolenia zamestnancov až po prácu s reportmi.

Časť 1: Pre Zamestnancov – Ako na to?

Zaškolenie zamestnancov je extrémne jednoduché a trvá menej ako minútu. Celý proces sa skladá z 3 krokov.

Potrebné vybavenie: Akýkoľvek smartfón s fotoaparátom.

Postup pre zamestnanca:

  1. Naskenovať QR kód: Zamestnanec otvorí na svojom telefóne fotoaparát a namieri ho na firemný QR kód. Na obrazovke sa mu zobrazí odkaz, na ktorý klikne.
  2. Vybrať svoje meno: Otvorí sa mu jednoduchá webová stránka, kde z rozbaľovacieho zoznamu vyberie svoje meno.
  3. Zvoliť akciu: Klikne na veľké tlačidlo PRÍCHOD (ráno) alebo ODCHOD (po práci).
PRO Tip pre zamestnancov: Aby bol prístup ešte rýchlejší, odporučte zamestnancom, aby si po prvom otvorení aplikácie pridali jej ikonu priamo na plochu telefónu (cez menu v prehliadači -> “Pridať na plochu”).

Časť 2: Pre Manažéra – Práca s tabuľkou

Vaším hlavným pracovným nástrojom je Google tabuľka. Tu je prehľad najdôležitejších hárkov a podrobný návod, ako s nimi pracovať.

Správa Zamestnancov (Hárok `Pomocné_dáta`)

Kľúčový krok: Toto je Váš hlavný zoznam zamestnancov. Aby systém fungoval správne a odosielal automatické reporty, je nevyhnutné v tomto hárku vyplniť:
  • Stĺpec A (Meno zamestnanca): Meno, ktoré sa bude zobrazovať v aplikácii a reportoch.
  • Stĺpec B (Email): E-mailová adresa zamestnanca, na ktorú mu budú chodiť jeho osobné súhrny.

Váš Hlavný Panel: Hárok `Report`

V tomto hárku trávite 99% času. Je rozdelený na 3 hlavné časti:

  1. Filtre (hore): Jednoducho si vyberiete zamestnanca, rok a mesiac, ktorý chcete zobraziť. Dáta sa prefiltrujú automaticky.
  2. Mesačný Súhrn (vpravo hore): Prehľadná tabuľka, ktorá Vám okamžite ukáže súčet hodín a dní pre prácu, dovolenku a PN za vybrané obdobie.
  3. Detailný výpis (dole): Zoznam všetkých záznamov pre daného zamestnanca v danom mesiaci. Riadky sú farebne odlíšené pre lepšiu prehľadnosť.
Zlaté pravidlo: Dva typy opráv = Dva oddelené hárky.
  • Hárok Absencie slúži na evidenciu celých dní voľna (dovolenka, PN…).
  • Hárok Manuálne_Záznamy slúži výhradne na opravu reálne odpracovaného času (zabudnutý príchod/odchod).

A) Ako zadať Dovolenku, PN, Lekára (Hárok `Absencie`)

Tento hárok používajte na evidenciu CELÝCH DNÍ, kedy zamestnanec nepracoval.

Ako presne zadať dáta?

  1. Prepnite sa na hárok Absencie.
  2. Pridajte nový riadok a vyplňte:
    • Stĺpec A (Meno zamestnanca): Vyberte meno z rozbaľovacieho zoznamu.
    • Stĺpec B (Typ absencie): Vyberte typ z rozbaľovacieho zoznamu (`Dovolenka`, `PN (maródka)` atď.).
    • Stĺpec C (Dátum od) a Stĺpec D (Dátum do): Zadávate VŽDY IBA DÁTUM, NIKDY NIE ČAS. Formát: `DD.MM.RRRR`.
Príklad správneho zadania v hárku `Absencie`:
Meno zamestnancaTyp absencieDátum odDátum do
Ján VzorDovolenka25.10.202528.10.2025
Mária UkážkováPN (maródka)27.10.202527.10.2025

B) Ako opraviť zabudnutý odchod/príchod (Hárok `Manuálne_Záznamy`)

Tento hárok používajte výhradne na opravu alebo doplnenie REÁLNE ODPRACOVANÉHO ČASU.

Dôležité: Hárok Dochádzka slúži ako nemenný archív. Manuálne zmeny v ňom môžu spôsobiť chyby v celom systéme! Na opravy slúži výhradne hárok Manuálne_Záznamy.

Podrobný postup (Príklad: Zabudnutý odchod):

  1. Otvorte hárok Manuálne_Záznamy.
  2. Pridajte nový riadok a vyplňte:
    • Stĺpec A (Meno zamestnanca): Vyberte meno Ján Vzor.
    • Stĺpec B (Dátum a čas PRÍCHODU): Tu musíte zadať PRESNÝ DÁTUM A ČAS. Formát: `DD.MM.RRRR HH:MM:SS`. Napríklad: 23.10.2025 08:01:00.
    • Stĺpec C (Dátum a čas ODCHODU): Rovnako zadajte PRESNÝ DÁTUM A ČAS. Napríklad: 23.10.2025 16:30:00.

Špeciálny prípad: Dve smeny v jeden deň

Niekedy zamestnanec odpracuje v jeden deň dve oddelené smeny (napr. dennú a večernú). Ako to správne zaevidovať?

Dôležitá logika systému: Záznam v hárku Manuálne_Záznamy vždy NAHRADÍ všetky ostatné záznamy o práci z daného dňa. Nepripočíta sa k nim!

Preto musíte zadať **jeden záznam, ktorý zodpovedá celkovému odpracovanému času za celý deň.**

  1. Krok 1: Spočítajte si celkový čas.
    Napríklad: Denná smena trvala 8,45 hodiny a večerná 3,22 hodiny. Celkový čas za tento deň je 8,45 + 3,22 = 11,67 hodiny.
  2. Krok 2: Vytvorte jeden záznam, ktorý zodpovedá súčtu.
    V hárku Manuálne_Záznamy zadajte príchod a odchod tak, aby ich rozdiel bol 11,67 hodiny. Napríklad:
    • Príchod: 23.10.2025 08:00:00
    • Odchod: 23.10.2025 19:40:12

Posledný krok po každej manuálnej zmene: Prepočet!

Po každom pridaní alebo úprave záznamu v hárku Absencie alebo Manuálne_Záznamy musíte systém “nakopnúť”, aby si zmeny všimol a prepočítal report.

Urobíte to jednoducho cez menu: Final Vision > 3. Ručne prepočítať Súhrn Hodín.

Časť 3: Automatické E-mailové Reporty

Systém je navrhnutý tak, aby šetril váš čas. Preto automaticky odosiela dva typy reportov:

1. Report pre Zamestnanca (po každom odchode)

Vždy, keď si zamestnanec označí odchod, systém po chvíli automaticky vygeneruje a odošle na jeho e-mail (zadaný v `Pomocné_dáta`) kompletný a prehľadný výpis jeho dochádzky za aktuálny mesiac. Tento report je farebne odlíšený, takže zamestnanec má okamžitý a transparentný prehľad.

2. Report pre Manažéra (mesačne)

Prvý deň každého mesiaca systém automaticky odošle na Váš e-mail (zadaný v nastaveniach) kompletný súhrnný report za všetkých zamestnancov za predchádzajúci mesiac. Tento report obsahuje detailný rozpis odpracovaných hodín, dní dovolenky a PN pre každého zvlášť.

Časť 4: Používateľské Menu `Final Vision`

V hornej lište máte k dispozícii jednoduché menu s nástrojmi na bežnú prácu:

  • 1. Zobraziť len posledných 7 dní: Rýchlo skryje staré záznamy v hárku `Dochádzka` pre lepší prehľad.
  • 2. Zobraziť VŠETKY riadky: Zruší filter a zobrazí opäť celú históriu.
  • 3. Ručne prepočítať Súhrn Hodín: Najdôležitejšie tlačidlo pre Vás. Vždy, keď spravíte zmenu, kliknite na toto tlačidlo, aby sa všetky reporty okamžite aktualizovali.

Hotovo!

Týmto ste zvládli všetky kľúčové funkcie systému. V prípade akýchkoľvek otázok alebo problémov nás neváhajte kontaktovať.

Návrat hore